REGULAMIN Konferencji diabetologicznej 2024
§ 1 Postanowienia ogólne
Poprzez określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
Organizator: Organizatorem Konferencji diabetologicznej, która odbędzie się w dniu 08.06.2024 roku (dalej: „Konferencja”) jest firma EXIMA Solutions Sp. z o.o.
Administrator danych osobowych: Firma EXIMA Solutions Sp. z o.o.
Uczestnik: Osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji na Konferencję poprzez formularz on-line dostępny na stronie internetowej, tj. wetdiabeto.pl lub poprzez wysłanie zgłoszenia na adres e-mail organizatora dostępny na stronie internetowej Konferencji.
Potwierdzenie udziału: Dokonanie płatności za pośrednictwem strony www.eximasolutions.pl/wydarzenia
Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji oraz obowiązują wszystkich Uczestników bez wyjątku.
§ 2 Zasady uczestnictwa
- Konferencja diabetologiczna odbędzie się w terminie i miejscu wskazanym przez Organizatora.
- Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego online dostępnego na stronie internetowej wetdiabeto.pl lub poprzez wysłanie zgłoszenia na adres e-mail organizatora dostępny na stronie internetowej Konferencji.
- Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu otrzyma potwierdzenie poprawnego zgłoszenia udziału w Konferencji drogą elektroniczną na podany w formularzu rejestracji adres e-mail.
- Uczestnik w chwili zgłoszenia zobowiązany jest do posiadania ważnego numeru PWZ (Prawa Wykonywania Zawodu) – nie dotyczy przedstawicieli sponsorów Konferencji i studentów kierunków weterynaryjnych.
- Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także nakłada obowiązek przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem. Powoduje również powstanie obowiązku dokonania płatności za zamówiony pakiet uczestnictwa.
- Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych Uczestnika.
- Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w przypadku wyczerpania miejsc.
- Wszystkie materiały przekazane uczestnikowi w związku z Konferencją (dalej „Materiały”) stanowią własność Organizatora (lub podmiotów współpracujących z Organizatorem) i w związku z tym przeznaczone są wyłącznie do użytku osobistego Uczestnika Konferencji. Zabronione jest zwielokrotnianie Materiałów, wprowadzanie ich do obrotu, rozpowszechnianie w jakikolwiek sposób, użyczanie, wyświetlania, publiczne udostępnianie Materiałów w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym oraz jakiekolwiek inne wykorzystanie sprzeczne z celem lub zakresem wskazanym w Regulaminie.
§ 3 Opłaty
- Informacja na temat wysokości opłat za udział w Konferencji została zamieszczona na stronie internetowej wetdiabeto.pl
- Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora w potwierdzeniu rejestracji na stronie wetdiabeto.pl.
- Płatności należy dokonać za pośrednictwem płatności online lub przelewem na numer konta bankowego.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany ceny, o czym niezwłocznie poinformuje za pośrednictwem strony internetowej Konferencji. Zmiana ceny nie ma zastosowania do już zarejestrowanych Uczestników.
- Koszty dojazdu oraz zakwaterowania Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
- Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym na stronie internetowej oraz formularzu otrzymanym podczas rejestracji lub przesłanej przez Organizatora proformie, upoważnia Organizatora do odstąpienia od umowy oraz uniemożliwienia udziału w Konferencji bez ponoszenia z tego tytułu odpowiedzialności.
- Organizator jako potwierdzenie zaksięgowania dokonanej przez Uczestnika lub osoby działającej w jego imieniu wpłaty wystawi fakturę VAT.
- Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w wydarzeniu, podany w formularzu rejestracji.
- Istnieje możliwość przepisania wniesionej opłaty za Konferencję na inną, wskazaną osobę. Wymaga to jednak indywidualnego uzgodnienia oraz pisemnej akceptacji Organizatora, potwierdzone drogą mailową z adresu: biuro@eximasolutions.pl
§ 4 Rezygnacja
- Rezygnację z udziału w Konferencji można zgłosić wyłącznie drogą mailową, na następujący adres: biuro@eximasolutions.pl
- Datą anulacji zgłoszenia jest data wpłynięcia wiadomości e-mail do Organizatora.
- Rezygnacja z udziału w Konferencji zostanie potwierdzona przez Organizatora wyłącznie drogą pisemną poprzez e-mail.
- Uczestnik może dokonać bez kosztowej anulacji rezerwacji uczestnictwa w Konferencji w terminie do 60 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Po tym terminie obowiązywać będą następujące koszty rezygnacji:
- Rezygnacja zgłoszona od 60 do 40 dni przed Konferencją — koszty manipulacyjne wynoszą 30%
- Rezygnacja zgłoszona od 40 do 31 dni przed Konferencją — koszty manipulacyjne wynoszą 40%
- Rezygnacja zgłoszona 30 dni przed Konferencją — uczestnikowi nie przysługuje zwrot kosztów.
- Nieodwołanie zgłoszenia i niewzięcie udziału w Konferencji, nie jest jednoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa i powoduje obciążenie pełnymi kosztami uczestnictwa.
§ 5 Reklamacje
- Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora.
- Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Konferencji.
- Reklamacje zgłoszone po upływie wyżej określonego terminu nie będą rozpatrywane.
- Każda reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko Uczestnika, jego adres oraz uzasadnienie zgłoszonej reklamacji.
- Decyzja Organizatora w przedmiocie reklamacji jest ostateczna.
§ 6 Ochrona danych osobowych
- Administrator Państwa danych osobowych jest firma EXIMA Solutions Sp. z o.o.
- Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora obejmuje dane przekazane we wniosku rejestracyjnym.
- Podstawę prawna przetwarzania danych osobowych stanowi udzielona zgoda na przetwarzanie danych osobowych, a w przypadku przetwarzania danych w celach marketingowych, podstawę prawna przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora w postaci marketingu bezpośredniego.
- Dane osobowe będą przechowywane przez okres konieczny do rozliczenia wydarzenia edukacyjnego oraz przekazania uczestnikowi ewentualnych materiałów konferencyjnych (tj. przez 2 lata od zakończenia wydarzenia edukacyjnego), a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych, do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Dane osobowe mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności podmiotom powiązanym z administratorem oraz podmiotom finansującym lub współfinansującym wydarzenie edukacyjne.
- Mają Państwo prawo:
- wycofania każdej z powyższych zgód w dowolnym momencie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,
- żądania od Administratora dostępu do Pani/Pana danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
- zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
- przenoszenia danych,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu udziału w ww. wydarzeniu edukacyjnym.
§ 7 Postanowienia końcowe
- Obowiązkiem Uczestnika jest zapoznanie się z niniejszym Regulaminem.
- Organizator zastrzega sobie prawo, w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, do odwołania, przełożenia lub zmiany formuły Konferencji i/lub Warsztatów.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
- Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który wypełnił formularz rejestracyjny powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres biuro@eximasolutions.pl Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 7 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
- Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62, poz. 504).
- Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu.
- W przypadku, gdy okaże się, że osoba biorąca udział w Konferencji nie spełnia warunków uczestnictwa, zakłóca przebieg sesji naukowo-dydaktycznych, warsztatów lub imprez towarzyszących i utrudnia lub uniemożliwia udział w nich innych uczestników albo w inny sposób narusza Regulamin, Organizator zastrzega sobie prawo wykluczenia takiej osoby z dalszego udziału w Konferencji bez zwrotu opłaty za udział w Konferencji.
- Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
- Niniejszy Regulamin wchodzi w życie od chwili jego opublikowania na stronie internetowej Konferencji.